Solicitudes y certificados electrónicos
La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros podrán conceder la información y certificaciones permitidas por la Constitución y la ley, misma que podrá ser solicitada a través del portal web institucional www.supercias.gob.ec
A través del portal web institucional, la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros otorgará únicamente los siguientes certificados de las sociedades sujetas a su vigilancia y control:
· Certificado de cumplimiento de obligaciones
· Datos generales de la compañía
· Nómina de socios o accionistas
· Nómina de administradores actuales de la compañía
· Los demás que considere pertinente
Solicitudes por escrito
Las solicitudes de información y certificaciones que deban realizarse por escrito expresarán, de manera clara y concreta, los datos o documentos a los que se contrae su petitorio, y en caso de ser oscura o genérica, deberá aclararse o concretarse para dar curso al requerimiento.
Los peticionarios no podrán exigir a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, que cree, evalúe, analice o produzca información de la que no disponga, en concordancia con lo prescrito en el art. 20 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Portal de información
En el que se obtiene la información que la superintendencia concede a través de certificados electrónicos: nómina de accionistas, datos generales, certificado de cumplimiento de obligaciones, nómina de administradores, actos jurídicos.
El documento generado por el sistema tiene un código de seguridad, que puede ser validado en el mismo portal.
Portal de documentos
En el que se obtiene toda la información que han notificado a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, los representantes de las sociedades sujetas a su vigilancia y control y los Registradores Mercantiles. El portal clasifica esta información en documentos generales, documentos jurídicos y documentos económicos.
Información a terceros
Para lo cual la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros mantendrán a disposición del público, el Directorio de compañías a nivel nacional, en el que los usuarios tendrán acceso a cierta información de las sociedades relativa a número y fecha de resoluciones, inscripciones en el Registro Mercantil, nóminas e informes.
Información a entidades del sector público
Por el que la superintendencia conferirá a las entidades públicas que lo soliciten a través del portal web institucional, información respecto a actos societarios, normas estatutarias relativas a la representación legal, nombres de administradores o apoderados e información que se concrete a los documentos señalados en los arts. 20 o 23 de la Ley de Compañías. El Superintendente de Compañías y Valores podrá remitir a jueces y tribunales competentes, que lo soliciten por escrito dentro de un proceso, copias certificadas de los documentos que una compañía le hubiere presentado según los arts. 20 y 23 de la Ley de Compañías.
Información reservada a representantes de organismos y demás entidades del sector público
El Superintendente de Compañías y Valores podrá conferir a los representantes de los organismos o entidades previstos en el art. 225 de la Constitución, la información que de acuerdo a la ley es considerada reservada, es decir, los informes y sus conclusiones de las inspecciones que se hubiere practicado a las compañías, bajo los parámetros determinados en el artículo 443 de la Ley de Compañías. De acuerdo a lo dispuesto en el art. 358 de la Ley de Compañías, la información relacionada al proceso de intervención, así como la documentación vinculada a éste, tiene el carácter de reservado, por lo tanto, el suministro de estos datos y los demás que la ley considere como tal, serán otorgados y tratados con esa condición.
Información a asambleístas
A quienes se proporcionará la información en los términos de los arts. 75 y más pertinentes de la Ley Orgánica de la Función Legislativa y su Reglamento, en el plazo de quince días, de acuerdo con la Constitución y la ley. Cuando los datos suministrados se refieran a los informes de inspección, éstos serán otorgados y tratados con carácter reservado.
Información a administradores, liquidadores, síndicos de la quiebra de compañías de comercio, supervisores y comisarios
En caso de que se lo solicitare por escrito la superintendencia conferirá a quien apareciere en sus registros como administrador, miembro del directorio u otro órgano social equivalente, liquidador, síndicos de la quiebra de las compañías de comercio, supervisores y comisarios o integrantes del correspondiente órgano de fiscalización de una determinada sociedad.
Información a socios o accionistas
A quienes la superintendencia podrá conferirles, previa solicitud escrita y comprobación de tal calidad, la información determinada en el art. 15 de la misma ley, de la que la Institución disponga en sus archivos. También podrán solicitar los socios o accionistas respecto a la compañía donde tengan participación social o accionaria, la información concerniente a las actas de las juntas generales cuyas copias reposen en el archivo institucional, a los informes de supervisores en los concursos preventivos, a los informes de delegados de la Institución a las juntas generales e incluso para que se le conceda al accionista copia de la notificación de la transferencia de acciones que hubiere recibido respecto a la sociedad de que forme parte el peticionario. Esta información igualmente se proporcionará a los acreedores prendarios o usufructuarios de acciones, que justifiquen instrumentalmente dicha calidad, siempre y cuando se disponga de tal información en los archivos institucionales.
Certificaciones a terceros
La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros conferirá a cualquier persona que lo solicite ingresando al portal web institucional, la información y/o la imagen digitalizada de los documentos públicos mencionados anteriormente, que no tenga el carácter de reservado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 444 de la Ley de Compañías. Las copias certificadas de los informes jurídicos generados por la institución se extenderán a quien demuestre interés directo en ellos, siempre que lo solicite por escrito y que en dicho informe no se transcriba, refiera o comente información reservada que conste en un informe de inspección o de control. Si el documento se refiere a datos reservados, deberá extenderlo sólo en los casos que la Ley expresamente señale.
Certificaciones a asambleístas y a la Policía Nacional
En los términos de los arts. 75 y más pertinentes de la Ley Orgánica de la Función Legislativa y su Reglamento, se conferirá a los asambleístas peticionarios, a más de las copias certificadas previstas para los terceros, la información y/o la imagen digitalizada, según proceda, de los siguientes documentos:
· De los estados financieros y de los estados de pérdidas y ganancias de la compañía que se trate.
· De las memorias e informes de los administradores, comisarios o de los auditores externos de dicha compañía.
· De las comunicaciones de las transferencias de acciones o de cesión de participaciones que la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros hubiere recibido de la correspondiente compañía.
Asimismo, podrán solicitar por escrito cualquier otro documento no puntualizado previamente, con excepción de aquellos que tengan carácter reservado.
Certificaciones a administradores
Siempre que lo solicite por escrito, se conferirá a la persona que apareciere en los registros de la superintendencia, como representante legal, presidente, miembro del directorio u otro órgano social equivalente, liquidador, supervisor o comisario de la compañía respectiva, las certificaciones ya mencionadas, así como copias certificadas o imagen digitalizada, de:
· Las conclusiones u observaciones que se hubieren extraído de los informes de las inspecciones realizadas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a la sociedad en que desempeñaren sus funciones.
· Los informes jurídicos generados en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, así como los rendidos por los delegados de la Institución a las juntas generales;
· Las resoluciones de intervención o las de levantamiento de ésta, así como el oficio en que se designe al interventor o interventores de la compañía correspondiente y los informes del o de los interventores. Las certificaciones relativas a los documentos señalados en este número podrán también concederse a cualquier otro órgano de fiscalización social que tuviere la compañía a más del comisario o en lugar de él;
· Las notificaciones de transferencias de acciones o cesión de participaciones; y,
· La documentación remitida por las sociedades extranjeras socias o accionistas de las compañías nacionales, de acuerdo a lo previsto en la Ley de Compañías.
Certificaciones a representantes de las entidades del sector público
La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, conferirá a los representantes de los organismos o entidades públicas, copias certificadas de informes y conclusiones de las inspecciones que se hayan realizado a la compañía que precisen en sus solicitudes y, de las resoluciones de intervención e informes del interventor y demás documentos considerados reservados por la Ley de Compañías.
Exhibición judicial de documentos
La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros deberá exhibir los documentos existentes en sus archivos a los fiscales, jueces y tribunales de la República que lo soliciten, siempre que el pedido conste en la providencia respectiva y en ella se describa y precise claramente el objeto de la exhibición.
Concesión de compulsas
La Superintendencia, sin otro requisito, extenderá compulsas de las copias de las escrituras públicas que se le hayan remitido, únicamente cuando, previa certificación del Notario, se justifique que no se la ha podido obtener en la Notaría respectiva.
No obstante, la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, sin otro requisito extenderá compulsas de las copias de las escrituras públicas que reposen en su archivo, cuando las peticiones correspondientes estén suscritas por uno o más de los funcionarios autorizados de las entidades del sector público, y a los asambleístas.
Fuente
– Resolución de la Superintendencia de Compañías 17, publicada en el Registro Oficial 394 de 11 de diciembre de 2014.