Constitución
y Registro de compañías vía electrónica

Proceso
Simplificado

Para el proceso simplificado de constitución de
compañías, utilizará el sistema informático de la Superintendencia de Compañías
y Valores, al que se accederá a través del portal web institucional, www.supercias.gob.ec,
el cual deberá mantenerse abierto para todos los usuarios en forma permanente e
ininterrumpida.

La constitución y registro de compañías por el sistema
simplificado de constitución por vía electrónica exige que el capital sea
pagado únicamente en numerario y que las compañías no sean parte del mercado de
valores.

Clave
de acceso

La Superintendencia de Compañías y Valores facilitará en
su portal web institucional, una opción mediante la cual los usuarios se
registren y generen una clave personal de acceso, a fin de ingresar al Sistema
Informático y realizar el proceso simplificado de constitución y registro por
vía electrónica.

Sujetos
que intervienen en el proceso

1.
Usuario Solicitante.-
Conjunto de accionistas o socios
fundadores: el Usuario solicitante, el responsable de ingresar en el sistema la
información veraz y necesaria para que se genere y concluya el proceso, para lo
cual debe incorporar los documentos habilitantes;

2.
Superintendencia de Compañías y Valores;

3.
Notarios.-
Deberá recoger las firmas de los otorgantes, o de sus
representantes o apoderados; incorporar los habilitantes y las cláusulas de
estilo exigidas por ley, y las de los administradores en los nombramientos; correspondiéndole
posteriormente; firmar electrónicamente la versión digitalizada de éstos y
continuar el proceso, en el sistema informático de la Superintendencia de
Compañías y Valores;

4.
Registradores Mercantiles.-
También se incluye a los
Registradores de la Propiedad que realicen funciones de llevanza de los libros
del Registro Mercantil en aquellos cantones en donde no exista el funcionario
específico.

5.
Servicio de Rentas Internas.-
En el presente proceso será
responsable de generar electrónicamente el registro único de contribuyentes.

Proceso

Usuario
solicitante

1. Ingresa al sistema (SCED), con su nombre de usuario y
contraseña.

2. Selecciona la reserva de denominación aprobada, para
la compañía a constituir.

3. Llena formulario «Solicitud de Constitución de
Compañía» en el sistema.

4. Adjunta documentos habilitantes desmaterializados.

5. Selecciona la Notaría de su preferencia del listado de
notarías activas.

El sistema consulta a la tabla de aranceles del Sistema
Nacional de Registro Mercantil (SNRM) y del Consejo de la Judicatura y muestra
los valores a pagar por servicios notariales y registrales; así como, los
términos y condiciones del proceso por vía electrónica.

6. Si no está de acuerdo con los términos y condiciones,
finaliza trámite.

7. Si está de acuerdo con los términos y condiciones,
inicia el trámite.

Superintendencia
de Compañías Y Valores – Sistema (SCED)

8. Asigna un número de trámite.

9. Genera la proforma única en la que constarán los
valores por los servicios registrales.

10. Notifica mediante correo electrónico al Usuario
solicitante, la información de la Notaria seleccionada, los valores que debe
pagar por servicios notariales y registrales, el número de trámite generado y
la institución bancaria donde debe realizar el pago.

11. Una vez que la institución bancaria realiza la
consulta de los valores en línea, remite la información de los valores por
cobrar al banco.

Usuario
solicitante

12. Realiza el pago por los servicios notariales y
registrales. El pago se puede efectuar por cualquiera de las formas
establecidas en el convenio de recaudación suscrito para el efecto.

Superintendencia
de Compañías Y Valores

13. Verifica que el pago se haya realizado.

14. Si el pago se realizó, notifica mediante correo
electrónico al Notario y con un llamado del servicio web al Registro Mercantil,
comunicando que el pago fue realizado.

Notario

15. Ingresa al sistema (SCED).

16. Revisa que la información ingresada por el Usuario
solicitante, coincida con los documentos habilitantes adjuntos.

17. Si existen observaciones, registra las observaciones
en el sistema y devuelve el trámite al Usuario solicitante para que finalice
con el trámite o corrija las observaciones y remita el trámite al Notario.

18. Asigna fecha y hora de cita para firmar escritura y
nombramientos, y el sistema notifica mediante correo electrónico al Usuario,
para que acuda personalmente a firmar los documentos correspondientes.

  • Mientras tanto,
    el Banco remitirá en línea la información de las recaudaciones realizadas.

19. El Usuario acude a la cita con el Notario en el día y
a la hora establecida. En el caso de que el Usuario no se presente el día
acordado, el Notario podrá asignar una nueva cita. Si el Usuario no se presenta
en la segunda llamada, el Notario finaliza el trámite.

20. El Notario ingresa al sistema, recoge firmas
autógrafas o electrónicas de socios o accionistas y administradores, y
desmaterializa la escritura y los nombramientos.

21. Adjunta documentos desmaterializados y firma
electrónicamente la escritura y los nombramientos.

Superintendencia
de Compañías Y Valores

22. Notifica mediante correo electrónico al Usuario sobre
la generación de la escritura y los nombramientos.

23. Remite información de la escritura y los
nombramientos al Sistema Nacional de Registro Mercantil.

Registro
Mercantil

24. Ingresa al Sistema Nacional de Registro Mercantil
(SNRM).

25. Recupera la información del trámite correspondiente.

26. Verifica el pago del trámite.

  • El Sistema de
    Constitución Electrónica y Desmaterializada, remitirá tanto los datos como
    los documentos firmados electrónicamente.

27. Ingresa el número de factura pre-impresa.

28. Selecciona la forma de pago e imprime la factura.

29. El SNRM genera automáticamente el número de
repertorio y asigna al Revisor Legal.

30. El Revisor Legal verifica que los documentos del
trámite cumplan con la normativa aplicable.

31. Revisa en los libros que no exista otros títulos que
impidan la inscripción actual, y asigna el trámite automáticamente al
Inscriptor designado.

32. El Inscriptor Revisa la información del trámite,
ingresada por el Revisor Legal, para determinar si se encuentra correcta y
completa.

33. Si existen causas para negar la inscripción, registra
dicha negativa.

34. Si no existen causas para negar la inscripción,
genera número de inscripciones e imprime las razones pertinentes y las actas de
las inscripciones generadas.

35. El Registrador Mercantil ingresa al Sistema Nacional
de Registro Mercantil y firma tanto física como electrónicamente: las actas,
las razones y la marginación, de ser el caso.

Dinardap
– Sistema Nacional De Registro Mercantil

36. Remite la razón de inscripción o negativa firmada
electrónicamente y los datos correspondientes al Sistema de Constitución
Electrónica y Desmaterializada.

Superintendencia
de Compañías Y Valores

37. Si se negó la inscripción, las facturas se enviarán
por Correos del Ecuador a las direcciones definidas para el efecto.

38. Notifica mediante correo electrónico al Usuario y al
Notario sobre la negativa de inscripción y la finalización del trámite. Fin del
Procedimiento.

39. Si se inscribieron los documentos, notifica mediante
correo electrónico al Municipio correspondiente sobre la inscripción realizada.

40. Genera número de expediente para la compañía.

41. Remite información de la compañía al Servicio de
Rentas Internas.

Servicio
de Rentas Internas

42. Valida la información recibida.

43. Genera el número de RUC para la compañía.

44. Remite el número de RUC al Sistema de Constitución Electrónica
y Desmaterializada.

Superintendencia
de Compañías Y Valores

45. Registra el número de RUC asignado a la Compañía.

46. Graba información del trámite de constitución en la
base de datos de Registro de Sociedades.

47. Notifica la finalización del trámite de constitución
a todos los participantes: Usuario solicitante, Notario, Registrador Mercantil
y Servicio de Rentas Internas.

48. Notifica la finalización del trámite de constitución
a las áreas de Registro de Sociedades y Control de la Superintendencia de
Compañías y Valores.

Declaración
juramentada

Dentro del contrato de constitución, deberá constar una
declaración juramentada, en donde se indique que los socios o accionistas
depositarán el capital social de la compañía en una institución bancaria, en
cuenta aperturada a nombre de ésta.

Costos

El uso de la plataforma informática de la
Superintendencia de Compañías y Valores, para la constitución y registro de
compañías, mediante el proceso simplificado por vía electrónica, es gratuito.
Sin embargo, el Usuario solicitante deberá cancelar los valores que se causen
por los servicios notariales y registrales, pagos que se realizarán en las
instituciones vinculadas al proceso, utilizando los aranceles o derechos
fijados en leyes o demás disposiciones de aplicación general.

Control
posterior

Las compañías que se constituyan mediante el proceso
simplificado de constitución y registro por vía electrónica, de conformidad con
las reformas a la Ley de Compañías y el presente Reglamento, quedarán sujetas a
la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías y Valores, facultad
que se ejercerá con posterioridad a su anotación en el Registro de Sociedades
de este organismo de control.

Para esto, la compañía deberá presentar los documentos
aplicables que justifiquen la correcta integración del capital social; siendo
estos, el estado de situación financiera inicial, el comprobante de depósito y
asiento de diario en la modalidad prevista para el efecto, documentación que
debe presentarse en el plazo 30 días posteriores a la inscripción de la
escritura de constitución en el Registro Mercantil, bajo pena de aplicarse
sanciones pecuniarias o adecuarse a las causales de intervención o cancelación
de inscripción en el Registro Mercantil, contempladas en la Ley de
Compañías.

Boletín
Jurídico de la Cámara de Comercio de Quito