INFORME ANUAL A LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS
La Ley de Compañías, en sus arts. 20, 23 y 231 determina la obligación de aquellas sociedades constituidas en el Ecuador, así como las compañías extranjeras que operen en el país sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, de enviar a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año, hasta el 30 de abril, las memorias e informes de los administradores y de los organismos de fiscalización establecidos por la Ley, así como los informes de auditoría externa en los casos que proceda.
De conformidad con la ley, el ejercicio económico de las compañías termina el 31 de diciembre de cada año; las compañías nacionales que se constituyeren y las extranjeras que establecieren una sucursal en el país, en cualquier época del año, están obligadas a presentar toda la información y documentos respectivos, cerrados al 31 de diciembre del mismo año.
Informe Anual de Administrador
Los requisitos mínimos que debe contener este informe, al amparo de lo previsto en el Reglamento para la presentación de los informes anuales de los administradores a las juntas generales, son:
- Cumplimiento de objetivos previstos para el ejercicio económico materia del informe.
- Cumplimiento de las disposiciones de la Junta General y el Directorio.
- Información sobre hechos extraordinarios producidos durante el ejercicio, en el ámbito administrativo, laboral y legal.
- Situación financiera de la compañía al cierre del ejercicio y de los resultados anuales, comparados con los del ejercicio precedente.
- Propuesta sobre el destino de las utilidades obtenidas en el ejercicio económico.
- Recomendaciones a la junta general respecto de políticas y estrategias para el siguiente ejercicio económico.
- El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la compañía.
Cuando una compañía no haya operado en el ejercicio motivo del informe, éste se circunscribirá a explicarlas razones que motivaron la paralización de actividades.
Si los informes anuales de los administradores no cumplen con los requisitos mínimos establecidos, la Superintendencia de Compañías podrá solicitar aclaración o ampliación, de ser el caso, aplicará las sanciones previstas en el artículo 451 de la Ley de Compañías.
Informe Anual de Comisario
Para aquellas compañías obligadas a contar con comisario, en virtud de lo establecido por la ley o los estatutos, los informes que deben presentar anualmente los comisarios deben tener los siguientes requisitos mínimos:
- Opinión sobre el cumplimiento, por parte de los administradores, de normas legales, estatutarias y reglamentarias, así como de las resoluciones de la Junta General y del Directorio, si fuere del caso.
- Comentario sobre los procedimientos de control interno de la compañía.
- Opinión respecto a las cifras presentadas en los estados financieros y su correspondencia con las registradas en los libros de contabilidad; y, si éstos han sido elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
- Informar sobre las disposiciones constantes en elartículo321 de la Ley de compañías, respecto a la contratación de auditores externos.
En caso de existir más de un comisario, si las opiniones no son coincidentes, cada uno deberá presentar su informe por separado.
El Superintendente de Compañías podrá exigir en cualquier momento a los comisarios, explicaciones o aclaraciones respecto al cumplimiento de las normas previstas en la ley y el reglamento respectivo, así como la presentación de los documentos que sustenten sus informes.
Informe Anual de Auditoría Externa
Las compañías nacionales y las sucursales de compañías u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas, y las asociaciones que éstas formen, cuyos activos excedan del monto previsto para cada tipo de compañía en el documento Normas sobre montos mínimos de activos en los casos de auditoría externa obligatoria, deberán contar con informe anual de auditoría externa sobre sus estados financieros.
La función de la auditoría externa será la de emitir una opinión profesional e independiente sobre la razonabilidad de la contabilidad, de los estados financieros y más documentos examinados, por lo que su trabajo deberá considerar básicamente los siguientes aspectos:
- Ceñirse a las Normas Ecuatorianas de Auditoría.
- Examinar con diligencia si los diversos tipos de operaciones realizadas por las compañías están reflejados razonablemente en la contabilidad y estados financieros.
- Evaluar los sistemas de control interno y contable e informar a la administración de la empresa los resultados obtenidos.
- Verificar si para la preparación de los estados financieros se han observado las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, las disposiciones dictadas por la Superintendencia de Compañías, las normas de carácter tributario y más leyes conexas.
- Utilizar técnicas y procedimientos de auditoría que garanticen la confiabilidad del examen practicado y proporcionen elementos de juicio suficientes que respalden el dictamen emitido.
- Mantener en custodia, al menos por cinco años, los papeles de trabajo, evidencias y más documentos en los que se fundamentó la opinión emitida.
En caso de incumplimiento de requisitos y plazos, el Superintendente establecerá la sanción conforme a la Ley y el Reglamento para la imposición y cobro de multas, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que hubiere lugar, salvo que la institución haya concedido prórroga de plazo para su presentación.
Cámara de Comercio de Quito
CCQ