Juntas
Generales de Socios y Accionistas

Compañías
de Responsabilidad Limitada, Anónimas, En Comandita por Acciones y de Economía
Mixta

La
convocatoria

Las convocatorias a juntas generales de socios
o accionistas se realizarán conforme lo dispone la Ley de Compañías en sus
arts. 119 y 236, respectivamente; y, además se notificarán por correo
electrónico.

Libro
de datos personales

El administrador facultado
para hacer las convocatorias deberá, obligatoriamente tener a su cargo un libro
en el que consten los datos personales de los socios, accionistas y comisarios,
incluyendo dirección física y correos electrónicos para notificaciones,
convocatorias, etc.

Para esto, los socios o
accionistas y comisarios registrarán en la compañía, su dirección de correo
electrónico, y cualquier modificación o cambio a la dirección electrónica
registrada será comunicada formalmente por ellos.

Notificación
electrónica

En la notificación se
indicará con claridad la fecha, hora, lugar donde se realizará la junta, además
de señalar los asuntos que serán tratados en la junta. Esta información se
considerará cumplida si al respectivo correo se adjunta el aviso de la
convocatoria efectuada en la prensa, o de la notificación personal realizada,
indicando el nombre del periódico y su fecha de publicación. La notificación
por correo electrónico se realizará en la misma fecha en que aparezca la
publicación de la convocatoria por la prensa o se realice la convocatoria
personal, si así lo establece el estatuto de la compañía.

El administrador autorizado
deberá notificar con la convocatoria a junta general, inexcusablemente a los
socios o accionistas y comisarios que hubieren registrado su dirección
electrónica.

Los socios o accionistas y
los comisarios, tienen derecho a que el administrador les remita, adjunto al
correo electrónico de notificación de la convocatoria, la información referente
a los temas a tratar en la junta, con los correspondientes justificativos de
respaldo y las pertinentes propuestas, con la única limitación de aquella cuya
confidencialidad esté protegida por la ley, a la cual igualmente tendrán
acceso, pero en la sede social.

Los socios o accionistas son
responsables de guardar el debido sigilo respecto de los proyectos de
propuestas e informaciones a las que tuvieren conocimiento mediante este
mecanismo de garantía de acceso a la información, y no podrán usarlos ni
reproducirlos en forma alguna, bajo las responsabilidades civiles y penales a
las que hubiere lugar. La sociedad podrá requerir la suscripción de convenios
de confidencialidad para efectos del acceso a la información respectiva.

Contenido
de la convocatoria

La convocatoria contendrá:

a. El
llamamiento a los socios o accionistas, con la expresa mención del nombre de la
compañía;

b. El
llamamiento a los comisarios u órganos de fiscalización;

c. La
dirección precisa y exacta del local en el que se celebrará la reunión, que
estará ubicado dentro del cantón que corresponda al domicilio principal de la
compañía;

d. La
fecha y hora de iniciación de la junta. Tal fecha deberá corresponder a un día
hábil y la hora deberá estar comprendida entre las 08:00 y las 20:00;

e. La
indicación clara, específica y precisa de los asuntos que serán tratados en la
junta, sin que sea permitido el empleo de términos ambiguos o remisiones a la
ley, a sus reglamentos o al estatuto, y tratándose de uno o más de los actos
jurídicos a los que se refiere el artículo 33 de la Ley de Compañías, la
mención expresa del acto o actos que ha de conocer y resolver, la junta general
en la reunión respectiva. Debiéndose precisar los artículos que se modifican
del estatuto social y de ser integral la reforma, se tendrá que especificar el
particular;

f. En
caso de que la junta vaya a conocer los asuntos a los que se refiere el numeral
2) del artículo 231 de la Ley de Compañías, las indicaciones tanto de la
dirección precisa y exacta del local en el que se encuentran a disposición de
socios o accionistas los documentos señalados en el artículo 292 de la misma
ley, como de que la exhibición de tales documentos está llevándose a cabo con
quince días de anticipación a la fecha en que deba celebrarse la junta que ha
de conocerlos; y,

g. Los
nombres, apellidos y función de la persona o personas que hacen la convocatoria
de conformidad con la ley y el estatuto. La convocatoria llevará la firma
autógrafa del convocante y se archivará en el expediente de la junta
respectiva.

Publicación
de la convocatoria

Cuando la convocatoria se
haga por la prensa, se publicará en uno de los periódicos de mayor circulación
en el domicilio principal de la compañía, mediante aviso. La dimensión mínima
del aviso de la convocatoria deberá ser de dos columnas por ocho centímetros,
cuyo texto deberá tener, con letras muy visibles, el siguiente encabezado:

CONVOCATORIA A JUNTA GENERAL
(DE SOCIOS, si la compañía es de responsabilidad limitada, o DE ACCIONISTAS, si
es anónima, en comandita por acciones o de economía mixta), DE… (Nombre de la
compañía).

Tiempo
entre convocatoria y la junta general

Salvo que una norma
estatutaria estableciere un plazo mayor, entre la fecha de publicación o notificación de la convocatoria y la de
reunión de la junta general, mediarán por lo menos ocho días, lapso en el cual,
no se contará la fecha de publicación o notificación de la convocatoria, ni la
de celebración de la junta.

Para la publicación o
notificación de la convocatoria y el cómputo del plazo se contarán todos los
días; no así para la celebración de las juntas, las cuales sólo podrán
celebrarse en días hábiles.

Segunda
o tercera convocatoria

De no haberse realizado la
reunión de la junta general en primera convocatoria, o de haberse realizado y
luego clausurado por falta de quórum, la segunda convocatoria no podrá demorar
más de treinta días, contados desde la fecha fijada para la primera reunión y
deberá realizarse mediante nuevo aviso en los medios y forma determinados
previamente.

Cuando en las compañías
anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta, hubiere lugar a la
tercera convocatoria, ésta no podrá demorar más de sesenta días contados desde
la fecha fijada para la primera reunión, y se hará mediante nuevo aviso con
arreglo a las normas antes expuestas.

Al tratarse de la última
convocatoria posible, es decir, de segunda o tercera convocatoria, según el
caso, se hará constar que la junta se celebrará con el número de socios o
accionistas que concurran. Si la junta hubiere quedado inconclusa, en la
segunda convocatoria, o en la tercera, según corresponda, solo figurarán el punto
o puntos por conocerse y resolverse, y ello no se tendrá, en ningún caso, como
modificación del objeto de la reunión.

Solicitud
para que el Superintendente convoque a junta general

Para que el Superintendente
de Compañías y Valores disponga la convocatoria, el o los peticionarios deberán
previamente comprobar que han agotado el procedimiento establecido en las
normas de los artículos 120, 212 y 213 de la Ley de Compañías.

En estos casos, el o los
socios o accionistas que desearen ejercer este derecho, podrán presentar ante
el Superintendente de Compañías y Valores una solicitud en ese sentido, a la
cual adjuntarán la que hubieran hecho a los órganos administrativos o de
fiscalización, según el caso, para la convocatoria a junta general.

En la convocatoria que
hiciere la Superintendencia de Compañías y Valores no se requerirá que los
comisarios sean convocados especial e individualmente según el artículo
siguiente; tampoco se notificará a través de correo.

Convocatoria
a comisarios

Los comisarios serán
convocados especial e individualmente en el mismo aviso en el que se haga el
llamamiento a junta general a los socios o accionistas de la compañía. El
requisito de la especialidad en la convocatoria se cumplirá con el llamamiento
expreso a los comisarios a reunión de junta general, y el de su
individualización, con la mención en ella, de modo también expreso, de sus
nombres y apellidos y de la dirección de cada uno de ellos.

Petición
para que el Superintendente o su delegado asista a junta general

La petición en la que se
solicite la concurrencia del Superintendente de Compañías y Valores o de su
delegado a junta general de una compañía sujeta a control de la institución,
deberá ser presentada al menos con 48 horas de anticipación respecto de la hora
en que deba comenzar la junta.

La solicitud podrá
formularla cualquier socio o accionista de la compañía; a la petición se
acompañará copia de la convocatoria y de toda la información que se hubiere
recibido a propósito de la junta.

Actos
preparatorios de la Junta General

El Secretario o, cualquier
administrador de la compañía o, el delegado de la Superintendencia de
Compañías, comenzará a formar la lista de asistentes al principiar la hora para
la que fue convocada la reunión y dejará constancia de que se ha completado el
quórum de instalación en el momento en que ello ocurra. Transcurrida una hora
desde aquella que fue señalada en la convocatoria, sin que se haya obtenido el
quórum, la junta se tendrá por no realizada y el secretario o quien hiciere sus
veces, dejará constancia escrita del particular.

Lista
de asistentes

Se fundamentará en el libro
de participaciones y socios, al tratarse de las compañías de responsabilidad
limitada, y en el libro de acciones y accionistas, al tratarse de las compañías
anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta. Para tales efectos los
administradores deberán llevar a la junta, bajo su responsabilidad, el libro
correspondiente; no obstante, el representante legal encargado de dichos libros
podrá mantener un respaldo magnético de éstos, el cual servirá para elaborar la
lista de asistentes a falta del libro físico.

La
falta del libro físico o magnético podrá suplirse con las siguientes acciones y
documentos:

a)
Compañías de responsabilidad limitada

– Confirmando la identidad
de los socios que consten como tales, según las escrituras públicas del
contrato constitutivo y de sus subsiguientes reformas.

– Según los certificados
emitidos y no anulados, acorde al Libro de Socios y Talonario de
Participaciones, el que podrá constar en medio físico o magnético.

– Mediante la presentación
de las escrituras públicas de cesión de participaciones.

– A través de un certificado
del Registro Mercantil que certifique la cesión.

b)
Compañías anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta

No podrá tener lugar la
junta a falta del libro de acciones y accionistas, ya sea en medio físico o
magnético.

c)
Compañías anónimas o de economía mixta con acciones registradas en bolsa de
valores o en otro mecanismo de negociación

– Podrá basarse en la nómina
que para el efecto extienda el depósito centralizado de compensación y
liquidación de valores, a cuyo cargo se halle el libro de acciones y
accionistas, siempre que dicho certificado haya sido emitido con no más de dos
horas hábiles de anticipación a la hora prevista para la iniciación de la
junta.

Para los efectos de
aplicación de este reglamento se entiende horas hábiles las que transcurren en
desde las 08:00 hasta las 20:00.

Las personas que han
adquirido acciones, o los derechos reales de usufructo o prenda sobre éstas,
que les dieren derecho a participar y votar en las juntas generales; y dicha
cesión o derechos no hubiesen sido aún inscritos en el Libro de Acciones y
Accionistas de la compañía, tendrán pleno derecho a participar de la junta
general convocada, con voz y voto por el total de sus acciones, para lo cual el
representante legal deberá obligatoriamente inscribir conforme a la ley, en el
acto, la cesión o constitución de derechos en el libro respectivo.

En caso de que la cesión de
acciones o los derechos constituidos sobre ellas no sean inscritos en el Libro
de Acciones y Accionistas, el cesionario o derechohabiente tendrá derecho de
participación en la junta general con voz y voto, debiendo informarse a los
accionistas presentes, antes del primer punto del orden del día, sobre el
incumplimiento del representante legal a lo ordenado en esta norma, para lo
cual se dará completa lectura de éste artículo. Si aun así, no se diere acceso
a la junta al cesionario o derechohabiente, es aplicable lo dispuesto en el
cuarto inciso del artículo 189 de la Ley de Compañías.

Comparecencia
y representación en junta

Los socios y accionistas
pueden comparecer a las juntas generales, personalmente o representados por
otra persona.

Comparecencia
personal

Esta puede ser, físicamente
o a través de videoconferencias. La junta general podrá instalarse, sesionar y
resolver válidamente cualquier asunto utilizando videoconferencia, para lo
cual, el socio o accionista será responsable de que su presencia se perfeccione
a través de dicho medio de comunicación telemática. El socio o accionista
dejará constancia de su comparecencia mediante un correo electrónico dirigido
al Secretario de la junta, lo que deberá ser especificado en la lista de
asistentes; debiéndose incorporar el correo al respectivo expediente.

Representación

Tratándose de
participaciones o de acciones de propiedad de cónyuges, la representación de
éstas la tendrá aquel que conste inscrito como socio o accionista en el
respectivo libro.

Salvo el caso de los padres
que comparecieren representando a un hijo menor no emancipado, los
representantes legales y convencionales de las personas naturales y jurídicas
justificarán su calidad. En caso de duda, el Presidente o el Secretario podrán
exigir la debida identificación de un asistente, mediante cédula de ciudadanía,
pasaporte, RUC, etc.

Cuando los accionistas o
socios sean personas jurídicas, sus representantes deberán acreditar la
representación legal o convencional mediante instrumentos auténticos; no se
aceptarán copias sin las certificaciones debidas, ni nombramientos caducados a
menos se justifique con una certificación del Registro Mercantil, que éstos se
mantienen con vigencia prorrogada.

El socio o accionista puede
demostrar su representación mediante poder general o especial, incorporado a
instrumento público o privado, documento que se presentará físicamente en la
sesión o adjunto al correo electrónico del socio o accionista poderdante
remitido al correo electrónico de la compañía o del representante legal (los
originales se deben enviar dentro de los dos días hábiles siguientes al día de
la celebración de la junta). Si el poder se otorga por instrumento privado y se
remitiere adjunto al correo electrónico, el apoderado responderá frente a la
compañía por su autenticidad y legitimidad.

En la lista de asistentes
debe dejarse constancia de la forma de comparecencia acorde a lo previsto en
los artículos 19 y 20 del presente reglamento.

Indivisibilidad
de la representación

La representación es
indivisible y por lo tanto no podrá concurrir, deliberar y votar en junta más
de un representante por el mismo representado.

Los socios o accionistas que
estuvieren representados pueden, en cualquier momento, incorporarse a la junta
general y reasumir directamente el ejercicio de sus derechos; en tal caso, no
podrán modificar el voto ya emitido a su nombre por su representante, salvo que
la junta haya resuelto la reconsideración del asunto correspondiente.

Adicionalmente, el socio o
accionista podrá asistir a la junta acompañado, hasta por dos asesores, que
pueden ser legales, económico ? financiero o de otra índole que tenga relación
con algún tema a tratar; a quienes el socio o accionista podrá delegar la
intervención en las deliberaciones que se promovieren durante la reunión, pero
no votar en ellas a nombre de su asesorado.

Prohibiciones
para la representación convencional

No podrán ser designados
representantes convencionales de un accionista en la junta general de una
compañía anónima, en comandita por acciones y de economía mixta:

– Comisarios

– Administradores

– Miembros principales de
los órganos administrativos y de fiscalización

– Miembros suplentes cuando
hubieren intervenido por los principales durante el ejercicio económico, cuyas
cuentas o informes vayan a ser objeto de conocimiento y resolución.

– Auditores externos de la
sociedad, ni los administradores, ni los empleados de la empresa auditora.

Esta prohibición no
comprende a los representantes legales de los socios o accionistas.

Así mismo, no se aplicará
esta prohibición si la compañía fuere de responsabilidad limitada.

Quórum
de instalación

En las compañías de responsabilidad
limitada el quórum de instalación de la junta general se formará en función del
capital social. En las compañías anónimas, en comandita por acciones y de
economía mixta, tal quórum se establecerá sobre la base del capital pagado
representado por las acciones que tengan o no derecho a voto.

En las compañías cuyas
acciones o participaciones pertenezcan a una sola persona, las juntas generales
se instalarán con la asistencia del socio o accionista único.

La sesión no podrá
instalarse ni continuar válidamente sin el quórum señalado en la ley o en el
estatuto, según se trate de primera o de segunda convocatoria a junta general,
o bien de tercera, en los casos expresamente previstos en el artículo 240 de la
Ley de Compañías para las compañías anónimas, en comandita por acciones y de
economía mixta.

Artículo publicado en el Boletín
Jurídico de la Cámara de Comercio de Quito