Dr. Manuel Posso Zumárraga.
SE IMAGINA ESTIMADO LECTOR , patrono o usuario del IESS, que cualquier trámite de prestaciones (Jubilación, CesantÃa, Seguro de Muerte, etc.) de 18 pasos que tiene actualmente un proceso (Jubilación) y un promedio en tiempo de seis meses a dos años; se reduzcan a cuatro pasos y quince dÃas de trámite, y reciba una pensión digna, no devaluada, en su propio domicilio y sin que usted tenga que sufrir el suplicio burocrático del trámite actual».
Reflexionemos sobre el asunto:
La administración de un sistema de seguro social como el nuestro, debido a su inmenso tamaño y la naturaleza repetitiva de sus operaciones requiere de mecanismos ágiles (reingenierÃa de procesos) que le permitan cumplir sus obligaciones cada vez más extendidas, por los volúmenes crecientes de la demanda de servicio y por las complejidad que resultan de las nuevas prestaciones previstas en su legislación.
La demora en los trámites, el otorgamiento de las prestaciones y servicios por parte del IESS, es una muestra evidente del deterioro administrativo de la institución, se requiere en forma prioritaria un cambio de los procesos manuales y mecanizados por los procesos que usen las mejores herramientas de la tecnologÃa moderna.
La reingenierÃa de procesos a través del auxilio de la mecanización por medios informáticos, es una de las varias alternativas válidas para establecer en el IESS bases firmes de procesos automatizados integrales en las áreas consideradas crÃticas en la institución.
Ejemplos prácticos de un Proceso de Jubilación. (Trámite Actual )
Documentos que solicita el IESS.
– Partida de nacimiento certificada en caso de no haber solicitado, informe de jubilación provisional.
– Certificado patronal de cese.
– Hoja de ampliación de datos por el patrono, con la identificación de la empresa y detalle de los aportes pagados en los últimos tres meses.
Justificativos de la propuesta de reducción de los procesos y tiempos.
Es muy conocido que los «cuellos de botella» en general, en los trámites de prestaciones en el IESS está en la falta de formación, capacitación y trato al público usuario, en la falta de bases de datos, cuenta única integrada, mecanización de archivos conectados con otras áreas de trámites que retardan los informes de los departamentos Centrales «A'», «B», «C», Caja Policial, Crédito, etc.; y la deficiente programación y aplicación de los sistemas mecanizados no integrados a nivel nacional e interno; excesiva demanda de liquidaciones de prestaciones, frente al reducido personal de liquidadores y revisores de intervención y prestaciones.
Propuesta de reducción de procesos con reingenierÃa.
Trámite de una Jubilación
1.- Liquidador.- Recepta y revisa la documentación, establece el derecho a la prestación con base a los requisitos de edad y tiempos de servicio.
2.- Comisión de Prestaciones.- Aprueba o niega la prestación, reservando el derecho del IESS al cobro por vÃa jurÃdica en casos imputables al asegurado (falsedad de documentos, trámites indebidos, dolosos o fraudulentos)
3.- Intervención.- Legaliza el Acuerdo y el boletÃn de pago.
4.- TesorerÃas, PagadurÃas y Bancos.- Pagan pensiones con servicio a domicilio del asegurado según jurisdicción.
Nota: El IESS por disposición legal y estatutaria esta obligado a pagar el beneficio a la prestación sin perjuicio de su revisión posterior y su cobro por la vÃa coactiva en los casos de trámites indebidos, dolosos o fraudulentos.
Proyectos emergentes para aplicar esta propuesta.
a) Capacitación masiva de liquidadores y revisores.
b) Conformación de grupos satélites de revisores y liquidadores, implementando pagos a destajo e introduciendo la libre competencia entre grupos de liquidadores y revisores de los grupos satélites.
c) Reforma estatutaria (Facultades de las comisiones de prestaciones).
d) Convenios interinstitucionales entre el IESS y Bancos privados para la atención del pago de la prestación y el servicio a domicilio al asegurado según su jurisdicción.
¿ Qué es la ReingenierÃa de Procesos ?.
Para todos es conocido que el resultado de la última Consulta Popular con relación a la seguridad social, significó en gran parte que el modelo de seguro se mantiene; pero no la ineficiencia y la inoportunidad en la entrega de las prestaciones y servicios, que ponen al IESS como una institución madre de todas las deficiencias en él concentradas de la administración pública y privada.
La reforma integral del IESS es a su vez de naturaleza polÃtica (reforma económica) y de naturaleza técnica (reforma administrativa), con la ayuda de la reingenierÃa de procesos, que no es más que la forma más sencilla de cambiar procesos para corregir el ajuste entre el trabajo y la institución con el objeto de maximizar el servicio a los usuarios. (asegurados, empleadores, Estado).
- ¿ Qué persigue la ReingenierÃa en el IESS ?.
– Recomponer la imagen institucional.
– Reconstruir los procesos manuales e informáticos, pensando en el servicio al usuario, no en los intereses de las estructuras de poder polÃtico sindical.
– Superar la absolencia administrativa.
Por donde empezar con la ReingenierÃa de Procesos .
1.- «En las actitudes y mentalidad del servidor, inducidas al servicio del usuario, dentro de un nuevo modelo integral de seguro y seguridad social (no parches), conservando la visión de una sana competencia en el rendimiento y productividad de servicios; sin perder de vista los principios rectores de la seguridad social (solidaridad, eficiencia, oportunidad, obligatoriedad, universalidad)».
2.- Apliquemos la reingenierÃa de procesos con decisión polÃtica, sólo el ejemplo del trámite de reducción de procesos en las jubilaciones, es una muestra palpable del costo beneficio que significa para la institución y para el asegurado el obtener una prestación digna en un espacio reducido de tiempo; es injustificable el temor al cambio de actitudes y de estructuras caducas; consultemos al asegurado qué es lo que quiere del IESS y utilicemos las herramientas de la tecnologÃa moderna en la capacitación masiva de sus servidores (desde el portero hasta el vocal), automatización integral, control de calidad total en el servicio, contratación por fuera; y no permanezcamos indolentes resolviendo problemas del siglo XIX.