MODERNIZACIÓN DEL SERVICIO NOTARIAL

 

 

 

Autor: Ab. Paúl Arellano

 

En el Ecuador el Consejo de la Judicatura, desarrolló una herramienta digital que fue implementada el 9 de febrero de 2015, cuya función es administrar el registro, control y verificación de la información de las notarías de todo el país.

 

Esta herramienta permite generar un número único por acto notarial, la identificación y unificación de los valores de cobro al usuario, facturación electrónica, generación e impresión del acta, razón o extracto del correspondiente acto notarial, generación automática de índice notarial, y la posibilidad de que los usuarios externos puedan consultar la validez e información de un acto a través de la página web del Consejo de la Judicatura.

 

Sistema notarial integral de la función judicial

 

Las notarías en el Ecuador, con la aplicación de este sistema informático integral, ha permitido obtener celeridad en los trámites y la interconexión con varias entidades del Estado con base en el principio de cooperación interinstitucional previsto en el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador como son:

  • Servicio de Rentas Internas: Intercambio de información en la transferencia de dominio de vehículos en la diligencia “Reconocimiento de firmas y rubricas de contratos de compraventa de vehículos”.
  • Registro Civil: El sistema permite realizar consultas en línea (datos biométricos y datos registrales), verificación de datos referentes a nombres, apellidos, números de cédula, estado civil, edad, fotografía, y datos relativos a identificación y cedulación.
  • Superintendencia de Compañías: Constitución de compañías por vía electrónica y desmaterializada.
  • Ministerio de Salud Pública y CONADIS: Consulta y verificación de carnets de personas con discapacidad, y certificados de sustitutos de personas con discapacidad. 

 

Conexión Con Registros

 

En el Ecuador tenemos conexión con la DIRECCIÓN NACIONAL DE REGISTROS Y DATOS PÚBLICOS DINARDAP, que permite la verificación e intercambio de datos con varias instituciones como son los Registros de la Propiedad, Registros Mercantiles, Agencia Nacional de Tránsito, entre otras.

 

Constitución simplificada de compañías vía electrónica

En el Ecuador la constitución y registro de compañías se puede realizar mediante el sistema simplificado de constitución por vía electrónica.

Una compañía con este procedimiento puede constituirse en un plazo de tres a cinco días máximo, tiempo en el cual el usuario podrá contar con la sociedad inscrita en el Registro Mercantil, nombramientos inscritos y Registro Único de Contribuyentes RUC.

El ingreso de la información para la constitución en línea se lo hace a través de la página web: www.supercias.gob.ec Todo el trámite se lo hace en línea hasta la obtención del RUC, Los comparecientes únicamente acuden a la Notaría a firmar las escrituras y el Notario desmaterializa los documentos físicos, firma electrónicamente y los envía a través de correo electrónico a las diferentes instituciones. 

Comercio Electrónico

 

Con el implacable avance de la tecnología el Comercio Electrónico ha invadido nuestras vidas, es así que hoy realizamos un sin número de transacciones comerciales por internet, o mediante mensajes de datos, contratamos, pagamos con dinero electrónico, reclamamos, vendemos, compramos, constituimos compañías, solicitamos y obtenemos certificados públicos y privados, hasta recibimos nuestras facturas electrónicas a nuestro correo electrónico.

Nos vemos sometidos al creador o desarrollador de aplicaciones electrónicas y páginas web con la aceptación de “términos y condiciones” con un “clic”, el que equivale a un contrato típico de adhesión en el que el usuario no puede modificar su contenido. 

Estas transacciones o relaciones comerciales realizadas mediante medios electrónicos no siempre terminan con éxito, por lo que en algunos casos en necesario acudir ante un Juez para hacer valer nuestros derechos, y nos encontramos en el dilema de como presentar la prueba de la transacción, del pago o el acuerdo realizado electrónicamente, o a su vez de la vulneración de nuestros derechos.

El Notario podría dar fe pública de los contratos electrónicos, ¿podríamos llegar a la implementación de la notaría digital?  (Artículo 296 del COFJ)

¿Ante qué Juez podemos demandar nuestros derechos?

Pero ¿cómo justificar estas transacciones, actos o acuerdos realizados vía electrónica?, para esto en el Ecuador, la Ley de Comercio Electrónico, la Ley Notarial y El Código Orgánico de Procesos, determinan la validez de las transacciones electrónicas, los mensajes de datos y la forma de materializarlos o certificarlos.

La forma más sencilla y que permite al Abogado adjuntar como prueba a su demanda es la certificación de correo electrónico, de página web, de documentos firmados electrónicamente, de documentos electrónicos, de mensajes de datos, la materialización y desmaterialización de documentos que se lo puede realizar ante un notario público.

Por ejemplo, una certificación de correo electrónico en el que una persona reconozca una deuda determinada de dinero, líquida, exigible y de plazo vencido, cuyo monto no exceda de cincuenta salarios básicos unificados del trabajador en general, y que no conste en título ejecutivo, podrá servir como prueba para adjuntar a la demanda e iniciar un Procedimiento Monitorio (Art. 356 COGEP).

Problemática por desconocimiento de las diferencias entre certificación de documentos, materialización de documentos electrónicos y desmaterialización de documentos físicos.

La principal diferencia consiste en que la certificación constituye la materialización del documento electrónico, es decir hacerlo físico, llevarlo al papel mediante impresión, utilizando el computador y equipos de la notaría ante el notario público que da fe de esa materialización; mientras que la desmaterialización de un documento consiste en volver un documento físico original en electrónico, ante el notario público con su firma electrónica, conforme lo define la Ley de Comercio Electrónico y su reglamento. 

Es importante tomar en cuenta que para la diligencia de desmaterialización de un documento original es necesaria la autorización de las partes que intervienen en el documento, autorización que debe constar en un documento físico o electrónico con las firmas de las partes aceptando tal desmaterialización y confirmando que el documento original y el documento desmaterializado son idénticos.

Valoración de la prueba

Hay que aclarar que la prueba de transacciones electrónicas, como certificación de documentos electrónicos, mensajes de datos, o páginas Web, podrá ser impugnada y negada su validez de conformidad a lo establecido en la Ley de Comercio Electrónico, y por último serán valoradas por el Juzgador en el Juicio, quien dictará la sentencia que en derecho corresponda.

Certificación de Documentos.

Esta diligencia notarial es una de las que más demanda tiene en los usuarios del servicio notarial, y tiene variantes como la copia certificada, la compulsa, la certificación de documentos electrónicos, la materialización de documentos electrónicos, y la desmaterialización de documentos, que se analiza a continuación:

Ley Notarial

El artículo 18 numeral 5 de la Ley Notarial reformado mediante reforma publicada en el Registro Oficial 913, sexto suplemento dispone:

“5. Certificar documentos bajo las siguientes modalidades:

  1. Dar fe de la exactitud, conformidad y corrección de fotocopias certificadas o de documentos que se exhiban en originales conservando un ejemplar con una nota respectiva en el libro de certificaciones que se llevara para el efecto.
  2. La o el Notario a través de su firma electrónica podrá otorgar copias electrónicas certificadas de un documento físico original o de un documento electrónico original.

 

Además, podrá conferir copias físicas certificadas de un documento electrónico original.”

El literal “a” es claro, son las compulsas (copia de la copia certificada) y copias certificadas de documentos originales.

El literal “b” de este artículo no cabe duda de que se refiere a la desmaterialización de un documento físico original, que conforme a la definición establecida en la Ley de Comercio Electrónico consiste en volver electrónico un documento físico como por ejemplo la desmaterialización que realizan los notarios al enviar por correo electrónico en formato PDF con firma electrónica, los documentos en el Procedimiento Simplificado de Constitución de Compañías en Línea.

La copia electrónica certificada de un documento electrónico original, por ejemplo, podría ser la certificación electrónica de la reserva del nombre de la compañía en la página web de la Superintendencia de Compañías certificado con la firma electrónica del notario, enviada mediante mensaje de datos al Registro Mercantil.

El último párrafo evidentemente se refiere a la materialización de un documento electrónico original, lo importante para el notario es poder determinar con exactitud cuál o que documentos electrónicos se consideran originales.

  1.  Documentos Electrónicos Originales

La Ley de Comercio Electrónico define al documento electrónico como un mensaje de datos (no físico ni previamente impreso o materializado) conforme lo establecido en la disposición general novena:

“Mensaje de datos: Es toda información creada, generada, procesada, enviada, recibida, comunicada o archivada por medios electrónicos, que puede ser intercambiada por cualquier medio. Serán considerados como mensajes de datos, sin que esta enumeración limite su definición, los siguientes: documentos electrónicos, registros electrónicos, correo electrónico, servicios web, telegrama, télex, fax e intercambio electrónico de datos”.

Art. 2.- Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. - Los mensajes de datos tendrán igual valor jurídico que los documentos escritos. Su eficacia, valoración y efectos se someterá al cumplimiento de lo establecido en esta Ley y su Reglamento.

Art. 52.- Medios de prueba. - Los mensajes de datos, firmas electrónicas, documentos electrónicos y los certificados electrónicos nacionales o extranjeros, emitidos de conformidad con esta Ley, cualquiera sea su procedencia o generación, serán considerados medios de prueba. Para su valoración y efectos legales se observará lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil.

El Código Orgánico General de Procesos nos guía sobre el documento electrónico original en su artículo 202:

Art. 202.- Documentos digitales. - Los documentos producidos electrónicamente con sus respectivos anexos, serán considerados originales para todos los efectos legales.

Las reproducciones digitalizadas o escaneadas de documentos públicos o privados que se agreguen al expediente electrónico tienen la misma fuerza probatoria del original. Los documentos originales escaneados, serán conservados por la o el titular y presentados en la audiencia de juicio o cuando la o el juzgador lo solicite.

Podrá admitirse como medio de prueba todo contenido digital conforme con las normas de este Código.

Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico

Art. 6.- Integridad de un mensaje de datos. - La consideración de integridad de un mensaje de datos, establecida en el inciso segundo del artículo 7 de la Ley 67, se cumple si dicho mensaje de datos está firmado electrónicamente. El encabezado o la información adicional en un mensaje de datos que contenga exclusivamente información técnica relativa al envío o recepción del mensaje de datos, y que no altere en forma alguna su contenido, no constituye parte sustancial de la información.

Para efectos del presente artículo, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación.

  1. Confidencialidad, Reserva y Protección de Datos.

Art. 5.- Confidencialidad y reserva. - Se establecen los principios de confidencialidad y reserva para los mensajes de datos, cualquiera sea su forma, medio o intención. Toda violación a estos principios, principalmente aquellas referidas a la intrusión electrónica, transferencia ilegal de mensajes de datos o violación del secreto profesional será sancionada conforme a lo dispuesto en esta Ley y demás normas que rigen la materia.

Art. 9.- Protección de datos. - Para la elaboración, transferencia o utilización de bases de datos, obtenidas directa o indirectamente del uso o transmisión de mensajes de datos, se requerirá el consentimiento expreso del titular de éstos, quien podrá seleccionar la información a compartirse con terceros.

La recopilación y uso de datos personales responderá a los derechos de privacidad, intimidad y confidencialidad garantizados por la Constitución Política de la República y esta Ley, los cuales podrán ser utilizados o transferidos únicamente con autorización del titular u orden de autoridad competente.

No será preciso el consentimiento para recopilar datos personales de fuentes accesibles al público, cuando se recojan para el ejercicio de las funciones propias de la administración pública, en el ámbito de su competencia, y cuando se refieran a personas vinculadas por una relación de negocios, laboral, administrativa o contractual y sean necesarios para el mantenimiento de las relaciones o para el cumplimiento del contrato.

El consentimiento a que se refiere este artículo podrá ser revocado a criterio del titular de los datos; la revocatoria no tendrá en ningún caso efecto retroactivo.

  1. Materializar un Mensaje de Datos o Documento Electrónico Original.

Para esto deberíamos remitirnos al artículo 54 de la Ley de Comercio Electrónico que se refiere a la práctica de la prueba pero que a los notarios nos puede servir para materializar los documentos:

Art. 54.- Práctica de la prueba. - La prueba se practicará de conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Civil y observando las normas siguientes:

a) Al presentar un mensaje de datos dentro de un proceso judicial en los juzgados o tribunales del país, se deberá adjuntar el soporte informático o la transcripción en papel del documento electrónico, así como los elementos necesarios para su lectura y verificación, cuando sean requeridos;

b) En el caso de impugnación del certificado o de la firma electrónica por cualesquiera de las partes, el juez o tribunal, a petición de parte, ordenará a la entidad de certificación de información correspondiente remitir a ese despacho los certificados de firma electrónica y documentos en los que se basó la solicitud del firmante, debidamente certificados; y,

c) El facsímile, será admitido como medio de prueba, siempre y cuando haya sido enviado y recibido como mensaje de datos, mantenga su integridad, se conserve y cumpla con las exigencias contempladas en esta Ley.

En caso de que alguna de las partes niegue la validez de un mensaje de datos, deberá probar, conforme a la ley, que éste adolece de uno o varios vicios que lo invalidan, o que el procedimiento de seguridad, incluyendo los datos de creación y los medios utilizados para verificar la firma, no puedan ser reconocidos técnicamente como seguros.

Cualquier duda sobre la validez podrá ser objeto de comprobación técnica

Por lo expuesto es importante que el notario en su despacho materialice el documento notarial a petición de parte interesada.

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