Autora: Ab. Mercedes Cóndor Salazar[1]
Hace cientos de años, en medio de las pandemias más agresivas que pudiéramos imaginar, el notariado continuó su función, y hasta hoy lo viene haciendo. Porque los Notarios -así, con mayúscula ahora – han estado presentes en la historia de la humanidad como un oficio es decir, ejerciendo un deber público, necesario y adecuado para la convivencia y la justicia.[2]
Introducción
La actividad de la sociedad ha cambiado tratando de ajustarse a las nuevas limitaciones que surgen a raíz de la pandemia. El presente ensayo se enfoca en presentar como la pandemia ha influenciado en el ejercicio de la actividad notarial, y a partir de ello mostrar la importancia de la fe pública para el resguardo y garantía de los derechos de las personas. Finalmente a través del derecho comparado abordaremos como la tecnología puede contribuir a la respuesta de la actividad notarial frente a una nueva normalidad.
El ejercicio de la función notarial en la pandemia
La función notarial consiste en el cumplimiento de dos actividades importantes para la vida social: uno el otorgar fe púbica y; dos, otorgar autenticidad a todo negocio de carácter jurídico que es sometido a su conocimiento. De ahí que el derecho notarial propende la realización pacífica del Derecho.
Es por ello que el ejercicio notarial resulta crucial en un Estado, este servicio debe garantizarse de la mejor manera posible, por ende, en este espacio de la vida jurídica resulta necesario la utilización de las nuevas tecnologías debido a las limitaciones que trae la pandemia. Sobre este tema, la Dra. Cristina Armella, Presidenta de la Unión Internacional del Notariado, es enfática al señalar que:
Todo medio tecnológico que utilice el notariado como herramienta en el ejercicio funcional debe posibilitar al notario cumplir con sus deberes de garantizar la calificación de la capacidad/juico de sus requirentes, el secreto profesional y la protección de los datos de los usuarios. Por ello, dichas plataformas deben ser desarrolladas, validadas y controladas por los mismos notariados.[1]
Es decir, las tecnologías aplicadas al ámbito notarial deben ser enfocadas en cumplir la Constitución y la ley para ello será necesaria que la tecnología contribuya a dar respuesta a esta nueva “normalidad” que vivimos.
La utilización de las nuevas tecnologías en la función notarial
Según la disposición transitoria décimo segunda de la Ley Orgánica de Apoyo Humanitario para combatir la crisis sanitaria derivada del covid-19 recientemente aprobada en la Asamblea Nacional:
Las entidades del sector público, las entidades prestadoras de servicios públicos, los órganos de las distintas funciones del Estado, cualquiera fuera su naturaleza, así como las entidades del sistema financiero deberán organizar e implementar los mecanismos tecnológicos que permitan la presencia de solicitudes o activación de trámites, así como la comparecencia y suscripción de actos o contratos diligencias y escritos a través de medios telemáticos o electrónicos. […][2]
Con base a la disposición transitoria referida compete a todas las autoridades la tarea de actualizar su servicio mediante la utilización de medios tecnológicos en el ejercicio de su actividad, de igual forma, en el ámbito notarial, será el Consejo de la Judicatura el ente encargado de reglamentar la implementación de mecanismos tecnológicos en la actividad notarial. Para ello, el Consejo de la Judicatura reglamentará los actos, contratos o diligencias que “no pueden ser realizados con la comparecencia de los otorgantes o participantes por medio del uso de medios telemáticos, electrónicos o remotos”[3]
Concepción Barrio del Olmo, Notaria de Madrid, España, es enfática al señalar que implementar mecanismos tecnológicos requiere desarrollos legislativos concretos, de esta manera:
Si la sociedad requiere la intervención notarial el Notariado debe estar preparado para responder a esas nuevas necesidades sociales como ha hecho a lo largo de su historia, no obstante ya no se trata de exigir un esfuerzo aislado de cada notario en su despacho, necesitamos desarrollos legislativos y tecnológicos que no dependen de cada uno de nosotros, están pendientes de ulterior desarrollo preceptos esenciales para que los notarios podamos atender a las nuevas demandas sociales resultantes de los avances tecnológicos.[4]
La aplicación de las TICS entonces, depende en gran parte de la adecuación física de los medios necesarios y la implementación legal para desarrollarla, pues especialmente durante la pandemia constituiría como una herramienta esencial para facilitar los servicios notariales.
Además considerando que, la función primordial de la o el notario es dar seguridad jurídica a actos y contratos, el tratadista Juan Bolás señala que:
Para que el notario pueda seguir cumpliendo tal función, a la cual no es absolutamente posible renunciar, para el desarrollo ordenado y pacífico del comercio jurídico, será necesario que el notario adquiera los conocimientos concernientes al funcionamiento de las nuevas tecnologías, para poder informar a las partes y responder del procedimiento que se dispone a utilizar.[5]
La nueva pandemia y los cambios que exige al comportamiento humano hará que las personas miremos más hacia las tecnologías de la información y la comunicación como una alternativa eficiente para acoplarlas a las necesidades y la prestación de los servicios. La actividad notarial no se ve exenta, y requiere que el servicio se dé en gran medida sin la necesidad de que las personas salgan de su casa. Para ello, también se va a requerir de una necesaria capacitación en la nueva regulación legal y procedimientos de las y los notarios públicos, con el fin de que tanto ellos como sus colaboradores se familiaricen con este contexto y puedan responder de manera eficiente a los cambios que requiere la sociedad y que la tecnología pone a su alcance.
Según Juan Carlos Ollé, Decano del Colegio Notarial de Cataluña, al referirse a los avances tecnológicos en el ámbito notarial de España, señala que:
El Notariado ha hecho una gran apuesta en las dos últimas décadas por la utilización de las nuevas tecnologías en la prestación de la función notarial, mediante la interconexión de los numerosos proyectos y aplicaciones en una única red notarial integrada que une en un mismo sistema de alta tecnología a la totalidad de los casi tres mil notarios, lo que permite la prestación del servicio público notarial en igualdad de condiciones, también tecnológicas, a las personas, familias y empresas de todo el país.[6]
Se debe acotar que en España, la incorporación de técnicas electrónicas informáticas y telemáticas viene dándose desde hace varios años, donde las y los notarios manejan el documento notarial electrónico mediante la utilización de la firma electrónica notarial, que constituye otro avance significativo. La copia electrónica ya fue implementada y ha dado positivos resultados, pero un reto ha sido la implementación de la escritura matriz digital.
Los notarios españoles tienen desde finales de 2002 la tecnología adecuada para expedir copias electrónicas de las matrices de escrituras o actas que figuren en su protocolo, con valor de documento público. La ley del notariado permite la remisión de este tipo de copias «…a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano de las Administraciones públicas o jurisdiccionales, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio”. […]
La escritura digital permitirá, cuando se desarrolle reglamentariamente la ley, la contratación entre ausentes, o, lo que es lo mismo, la formalización de negocios jurídicos a distancia, con la garantía jurídica que se deriva de la intervención notarial en los mismos.[7]
Esto quiere decir que constituye un reto el poder autorizar escrituras públicas y otros actos notariales mediante la utilización de las técnicas informáticas y telemáticas, pues la limitación se halla en la capacidad del notario de ejercer un control de seguridad como el que se realiza con los actos notariales en soporte físico, por lo tanto, el inconveniente está en poder otorgar fe pública sin que se vea comprometido el mismo nivel de garantía.
Para el Notario español José Carmelo Llopis:
La escritura pública íntegramente electrónica sólo puede ser un documento electrónico que se genera de manera exclusiva por un Notario, que es firmada electrónicamente por los comparecientes y por el Notario, que se almacena en formato electrónico y de la que se pueden expedir copias electrónicas o en papel. La suma ordenada y sistematizada de las matrices digitales autorizadas por cada Notaría conformaría el Protocolo, que sería obviamente electrónico y que, por su concepto, debería ser único y conjunto, y por supuesto almacenado en el servidor seguro del Notariado.[8]
Sin embargo, el referido Notario claramente identifica como inconvenientes para su implementación en primer lugar la idea de que ningún sistema de almacenamiento es inmune a la infiltración maliciosa para obtener datos y utilizarlos con fines ilegales, y por otra parte el coste del mantenimiento de un sistema complejo que se debe encontrarse en continuo funcionamiento y proteger masivamente gran cantidad de datos. A esto podría sumarse la gran cantidad de usuarios que no tienen acceso a medios tecnológicos y que requieren realizar un acto notarial. Estos en si constituyen desafíos para la implementación de la escritura o matriz electrónica.
Pese a esto, España es la prueba fehaciente de que, si en el ámbito notarial se apuesta por el desarrollo tecnológico, se logra alcanzar altos grados de optimización y eficiencia en el ejercicio de sus funciones, logrando de igual forma mejorar la prestación de sus servicios a la sociedad dentro del marco de la seguridad y garantías jurídicas. Esto a su vez permite que en la actualidad frente a los desafíos que impone la nueva pandemia, el servicio notarial no encuentre limitaciones para su efectiva función protectora de los derechos de las personas.
Reflexiones finales
La rápida propagación del COVID-19 ha transformado la vida de la humanidad; desde las funciones públicas hasta los negocios netamente privados, tornando que necesariamente la humanidad entera se apoye con herramientas tecnológicas para brindar todos tipo de servicios.
La utilización de las nuevas tecnologías en la función notarial constituye sin lugar a dudas un desafío para todos las partes, y se propenderá a que el servicio se preste eficientemente y se constituya en una ayuda, mas no una barrera; sin embargo, es crucial que en su implementación se atienda con la debida seriedad a fin de garantizar el cabal cumplimiento de las atribuciones notariales y sobre todo se respeten los derechos de usuarios de los servicios notariales.
Bibliografía
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[1]Ecuador Federación ecuatoriana de notarios, “UINL: El ejercicio del Notariado en época de Pandemia”, Federación ecuatoriana de notarios, accedido 31 de mayo de 2020, párr. 3, http://www.fen.com.ec/website/index.php/directorio/notarias-del-pais/8-noticias/1051-uinl-el-ejercicio-del-notariado-en-epoca-de-pandemia
[2] Ecuador, Ley Orgánica de Apoyo Humanitario para Combatir la crisis sanitaria derivada del COVID-19, 19 de junio de 2020, disposición transitoria decimo segunda.
[3] Ibídem,
[4] Concepción Bario del Olmo, “Nuevas tecnologías. Nuevos desafíos para el notariado”, El Notariado del siglo XXI, accedido el 31 de mayo de 2020, párr. 1, http://www.elnotario.es/index.php/hemeroteca/revista-28/1383-nuevas-tecnologias-nuevos-desafios-para-el-notariado-0-06283954071145462
[5] Juan Bolás Alfonso, “Seguridad en la contratación por internet, firma electrónica y fe pública”, Revista Iberoamericana de derecho informático, nº 30 (1999): 101, https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=258610
[6] Juan Carlos Ollé, “Modernización tecnológica y firma electrónica notarial”, Escritura Pública, número especial ancert (2017): 20, https://www.notariado.org/portal/documents/176535/3241637/monografico+8+-+Monogr%C3%A1fico+n%C2%BA+8+-+15+aniversario+de+Ancert+-+REPORTAJE+-+Evoluci%C3%B3n+de+la+firma+electr%C3%B3nica+notarial_br_%27Modernizaci%C3%B3n+tecnol%C3%B3gica+y+firma+electr%C3%B3nica+notarial%27%2C+por+Joan+Carles+Oll%C3%A9.pdf/a3848af9-66a1-63f0-71f1-c5ad8f45bb70?version=1.0&t=1583488281751
[7] José Aristónico Gracia, “El Documento Público electrónico”, Escritura Pública, (2004): 22, https://www.notariado.org/liferay/c/document_library/get_file?folderId=12092&name=DLFE-10752.pdf
[8] José Carmelo Llopis, “La matriz digital de la escritura notarial ¿si o no?”, José Carmelo Llopis Notario, 15 de noviembre de 2016, , párr. 29, http://www.notariallopis.es/blog/i/1400/73/la-matriz-digital-de-la-escritura-notarial-si-o-no-notartic